Организация рабочего времени

29 октября 20214 августа 2022

• Почему важно планировать рабочий день?
• Планирование своего времени вместе с Amway
• Что включает в себя планирование?
• Как лучше начать рабочий день?
• Правила середины дня
• Как завершить рабочий день
• Методы планирования рабочего дня
• Основные ошибки при планировании рабочего дня

С чего начинается бизнес? С системного рабочего процесса. Только так можно получить результат, который будет радовать вас морально и финансово долгие годы. Отличная новость в том, что при рациональном подходе можно достичь многого, не посвящая работе 24/7.

«Белка в колесе» и попытки сделать одномоментно тысячу дел всегда обречены на провал. Работать мало часов, но с оптимальной эффективностью — вот, к чему следует стремиться. И сделать это гораздо проще, если внедрить в бизнес-процессы рекомендации по тайм-менеджменту.

Почему важно планировать рабочий день?

Выполнять свою работу эффективно важно стабильно в долгосрочной перспективе. Для этого надо заранее продумывать свой рабочий день, неделю, месяц. Это позволит вам избежать перенапряжения с последующим снижением активности, иногда доходящей до прокрастинации. Можно работать по 10-12 часов, устать, исчерпать ресурсы, но оставаться недовольным результатом. Это случается, если вы работали без рабочего плана или он был составлен неверно.

Планирование своего времени вместе с Amway

Построение бизнеса с Amway выгодно отличается от обычной работы в офисе тем, что вы можете самостоятельно определять ежедневную загрузку, составлять свой график, органично вписывать в него все дополнительные активности. Вам не надо будет выкраивать часы на спорт, хобби, общение с близкими людьми. Их можно запланировать заранее и реализовывать, когда удобно вам. Больше не надо будет ежедневно тратить часы на дорогу на работу и обратно. А встречи с клиентами легко совмещать с личными задачами.

Все что от вас требуется — самодисциплина и правильная стратегия рабочего процесса.

Что включает в себя планирование?

Начните с подсчета количества своих рабочих часов в день, следуя простой формуле:

Х — это количество часов, которые вы можете посвящать работе, без ущерба для других важных сфер жизни. Не пугайтесь, если полученное значение будет очень маленьким. Стратегически верно организованный бизнес-процесс не отнимает слишком много часов.

В «личные обязательства» включите количество часов, необходимых на семью, социальные проекты, волонтерство, развитие новых навыков, увлечения.

В «заботу о себе» попадут часы, посвященные уходу за собой, прием и приготовление пищи, бытовые рутины.
Рассчитав дневное и недельное количество рабочих часов, можно сформировать свой временной бюджет, который важно правильно использовать. Надо проанализировать и сократить временные расходы. Например, для встреч с клиентами можно выделить «клиентский день» и заранее продумать маршрут, чтобы свести к минимуму потерю часов и минут на дорогу.

Чтобы расчеты были правильными, в течение двух недель фиксируйте тайминг всех ваших дел. Даже на этапе сбора информации могут ждать удивительные открытия. Например, сортировка и ответ на электронные письма может занимать до двух часов ежедневно. Эту цифру просто сократить до 30 минут, если отписаться от ненужных рассылок и заранее подготовить самые распространенные шаблоны ответов.

Обязательно визуализируйте в виде графиков и диаграмм полученные данные. Составленное на их основе расписание на неделю и ежедневные планы тоже необходимо распечатать и зафиксировать на рабочем месте.

Как лучше начать рабочий день?

«Как день начнешь — так его и проведешь» — гласит поговорка. Чтобы начать бодро и с прилива сил, необходимо хорошо высыпаться. Запланируйте заранее начало дня, включив в него небольшую зарядку, полезный завтрак и 10-15 минут для себя.

Только правильно начав утро, можно сохранять высокую продуктивность в течение всего дня и оставить силы на активный вечер. Чтобы никуда не торопиться с утра, попробуйте вставать раньше на 30-40 минут.

Чтобы организм привык и быстрее включался в работу, просыпайтесь примерно в одно и то же время. Многие люди отмечают большую продуктивность в первой половине дня, попробуйте перенести на нее решение самых важных вопросов. Приступая к работе, обязательно составьте план дня, в котором будут перерывы и окна для решения незапланированных задач.

Правила середины дня

Рабочий процесс не должен прерываться отвлекающими факторами. Уберите все детали, притягивающие внимание, отключите личные соцсети и полностью сосредоточьтесь на последовательном решении запланированных задач.

Начните с главной и сконцентрируйтесь на ее решении. Параллельные или срочные дела не должны вас отвлекать. Их можно записать в свой планировщик и вернуться к ним позже, сортируя по приоритетности. Не поддавайтесь импульсам и не меняйте план без обоснованной необходимости.

Доводите каждое дело до логичного завершения. Например, готовя текст с ссылками на другие источники, доделайте работу за раз, чтобы не тратить время на повторный анализ большого объема материала.

Обязательно делайте 5-10 минутные перерывы каждый час. Необходимо встать и сделать небольшую гимнастику для тела и для глаз, выпить воды. Это полезно для зрения, если вы работаете за компьютером, для тела — восстанавливается кровоток и лимфоток, для психики — вы не будете быстро уставать, сохраните энергию и концентрацию внимания.
Чтобы повысить эффективность, объединяйте однотипные задачи в кластеры. Например, если вам надо написать письма или совершить звонки нескольким людям, лучше это сделать последовательно, не отвлекаясь на другие задачи.
Сверяйтесь с графиком несколько раз в течение дня. Если какое-то дело длится дольше, чем было запланировано, в зависимости от приоритетности, перенесите на завтра его или другую задачу из вашего списка.

Как завершить рабочий день

Ежедневно необходимо проверять было ли выполнено намеченное, сколько это заняло времени, какие дела остались незавершенными и на какой стадии выполнения они находятся. График — опорный инструмент, и это нормально, особенно в начале систематической работы, что некоторые дела будут переноситься или не вписываться в запланированный для них период. Вы научитесь лучше ориентироваться в тайминге и таких дел будет все меньше.
Составьте рабочее расписание на завтра и скорректируйте недельное, если это необходимо. Не засиживайтесь над делами и не пытайтесь все сделать за раз. Полноценный отдых — неотъемлемая часть продуктивного рабочего процесса.

Контрольные вопросы для себя в конце дня помогут вам понять, двигаетесь ли вы в правильном направлении:

1. Я сегодня был продуктивен?
2. Насколько оправдана была очередность задач?
3. Я приблизился к своим долгосрочным целям?
4. Могу я что-то сделать, чтобы работать еще эффективнее?
5. Сколько времени я использовал впустую?

Методы планирования рабочего дня

В тайм-менеджменте есть много подходов, чтобы упорядочить дела и наладить рабочий режим. Некоторым из них уже десятки лет, что-то придумали совсем недавно, учитывая последние исследования по психологии. Вот самые удачные стратегии:

SMART

Перед включением задач в свой список дел необходимо их проанализировать по методу SMART. Задача должна быть:

1. конкретной (Specific),
2. измеримой (Measurable),
3. достижимой (Attainable),
4. актуальной или истинной (Relevant),
5. ограниченной во времени (Time-based).

Метод «Помидора»

Попробуйте использовать этот подход, если часто отвлекаетесь на посторонние задачи:

1. поставьте таймер на 25 минут;
2. работайте над задачей не отвлекаясь, пока не прозвучит звонок;
3. сделайте перерыв на 3-5 минут и снова заводите таймер;
4. после 4-х повторений отдохните 30-60 минут.

Метод Айви Ли

Еще один тайм-менеджментовый «дедушка». Подходу более 100 лет, и он все еще работает. Так как все гениальное — просто:

1. в конце дня напишите 6 самых важных дел на завтра;
2. начинайте рабочее утро с задачи №1 и не переходите дальше по списку, пока ее не выполните;
3. сделайте все 6 задач и только после этого переходите к неважным рутинам;
4. не забудьте в конце дня составить новый список.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Проверьте, не закрались ли в ваш рабочий список дел следующие распространенные ошибки:

1. нет систематичности в работе;
2. не хватает навыков в ранжировании задач по приоритетности;
3. нет прописанной цели, либо она не разделена на составные задачи;
4. не обозначены сроки для выполнения каждого процесса;
5. заранее не выделены часы на незапланированную срочную деятельность высокой значимости;
6. не хватает перерывов для полноценного восстановления, отдыха, приема пищи.

Занимайтесь любимым делом, которое приносит удовольствие и делайте это эффективно!

Узнайте также:

• Как начать бизнес с нуля?
• Как эффективно работать на удаленке?
• Как зарегистрироваться в Amway?
• Бизнес для женщин
• Как заработать в интернете?
• Идеи дополнительного заработка