01 июля 20216 июня 2023

Тайм-менеджмент: методы управления временем

Хотите узнать об управлении временем самое важное? Вся правда в том, что это невозможно. Минуты сливаются в часы, дни — в недели, а месяцы — в годы. Этот процесс течет независимо от того, хотим мы того или нет. Секрет в том, чтобы понять, как мы можем управлять собой, строить свою жизнь так, чтобы успевать делать все самое важное. Даже если в сутках, как прежде, остается только 24 часа.

Правильному построению личного графика в заданных временных рамках учит нас такая технология, как тайм-менеджмент. Освоив его основные правила, вы исключите беспорядок в делах, а значит, начнете действовать более активно и жить комфортно.

Тайм-менеджмент не увеличит количество часов в сутках, но поможет использовать их более эффективно. А это сэкономит не только ваши силы, но и нервы. Все про принципы грамотного планирования — в нашей статье.

История возникновения тайм-менеджмента

Выстроить режим своей жизни так, чтобы в кратчайшие сроки успевать делать все, что необходимо, и достигать поставленных целей, люди пытались с древности. Без стратегии и тактики невозможно было бы построить ни города, ни империи.

Но что удивительно, чем больше появлялось способов ускорить те или иные процессы, тем выше становился темп жизни. Научно-технический прогресс, с которым человечество столкнулось в ХХ веке, привел к зарождению отдельного направления по управлению временными ресурсами. И в 1970-х годах оно получило название «тайм-менеджмент».

В XXI веке теорией и практикой управления временем занимаются на научной основе. В итоге в нашем распоряжении есть современные способы повышения личной эффективности и развития, предназначенные для:

бизнесменов и домохозяек;
офисных сотрудников и фрилансеров;
инженерно-технических работников и «свободных художников».

Методик тайм-менеджмента столько, что немудрено и растеряться. Но не стоит слепо следовать модным теориям, изложенным в популярных статьях, или ходить на все подряд тренинги и курсы. Найдите понравившуюся методику управления временными резервами и адаптируйте ее к своей ситуации. И еще, планирование своего времени — это навык. То есть его можно тренировать.

Цели и задачи тайм-менеджмента

Главная цель в этом вопросе – научиться успевать все, что необходимо, за ограниченный временной промежуток для достижения поставленной цели. Эффективная система тайм-менеджмента помогает:

составить график действий по уровню их приоритетности;
распределить цели по степени важности;
разделить ответственность в коллективе и определить обязанности каждого члена рабочей группы;
выстроить поэтапный план выполнения каждой задачи;
повысить производительность и результативность организации труда;
найти скрытые временные резервы и исключить их нерациональное использование.

Каждое из этих направлений тайм-менеджмента – отдельная задача, которую можно разбить на подзадачи в зависимости от потребностей конкретного человека.

Считается, что управление временем нужно для того, чтобы научиться работать больше. Для кого-то это так. Но повышение личной эффективности призвано решить основную задачу — освободить свой график от всего лишнего, чтобы найти время для самой жизни.

Основные принципы тайм-менеджмента

Управление временем — это не список советов. Это целая наука, которая строится на конкретных законах и правилах. И если вы посмотрите на любую систему тайм-менеджмента, то увидите, что все они строятся на похожих принципах.

Планирование

Это основное понятие тайм-менеджмента. То, с чего все начинается. Для составления плана можно применять следующие способы:

делать записи от руки в обычном органайзере;
наклеивать стикеры с ежедневными задачами на специальную доску;
распределять дела с помощью различных программ для компьютера или смартфона.

Ошибка на этапе составления плана! Вы стараетесь удержать все в голове. Вам кажется, что составление списка – это неоправданно долго и не очень важно. Но на деле оказывается, что отсутствие четко прописанного плана приводит к путанице в делах и простою в работе. Ваша задача на этом этапе – упорядочить все намеченные дела и переместить их из головы на любой другой носитель.

Определение сложности выполнения текущих задач

Весь перечень имеющихся задач можно классифицировать по степени сложности их реализации:

по количеству времени, которое требуется на выполнение;
по уровню трудозатратности;
по технической сложности исполнения.

Эксперты рекомендуют планировать самые сложные задачи на первую половину дня. Это правильный подход, так как с утра больше сил и впереди еще много свободных часов. Таким образом снижается напряжение и нервозность — главные враги высокой производительности в работе.

Ошибка на этапе ранжирования задач по важности! В первых пунктах своего плана вы указываете самые простые задачи. Вам кажется, что их вы сделаете быстро, почти на автомате, и освободите больше временных ресурсов для трудоемких процессов. На деле же оказывается, что на самый сложный этап у вас уже не остается ни достаточного количества часов, ни сил.

Разделение сложных процессов на простые

Если в вашем плане есть одна большая задача, эффективнее будет разделить ее на несколько подзадач. Этот способ называется «есть слона по кусочкам»:

разбейте сложный процесс на небольшие задачи;
определите последовательность их выполнения;
после завершения каждой подзадачи сверяйтесь с общим планом.

Ошибка на этапе работы со сложными процессами! Иногда так хочется решить все и сразу. Но практика показывает, что энтузиазма хватает только на то, чтобы начать, а после оценки масштабов предстоящей работы силы покидают, и задача начинает казаться непосильной.

Поиск скрытых резервов времени

Есть такая техника – перед сном прокручивать все события дня, словно кинопленку. Этот подход можно использовать для того, чтобы оценить, насколько эффективно вы действовали в конкретные временные промежутки. Может статься, что из 40 минут разговора с партнером по бизнесу 25 вы потратили на обсуждение посторонних дел, а в результате не успели закончить все намеченные рабочие задачи.

Основными «пожирателями» времени, или хронофагами (они же – скрытые резервы) являются:

разговоры с коллегами, в том числе по телефону;
личная переписка в мессенджерах;
скроллинг ленты в социальных сетях;
компьютерные игры;
просмотр телевизора или видео в интернете;
личные встречи вместо решения дел по телефону или через e-mail.

Ошибка на этапе выявления хронофагов! Вы относите к «пожирателям» минуты и часы, затраченные на отдых в течение дня. Кажется, что если отказаться от обеда или 15-минутного перерыва в рабочем графике, то вы успеете больше. На самом деле отсутствие отдыха приводит к перегрузке нервной системы, и в результате вы обнаруживаете себя перед экраном монитора за просмотром бессмысленных видеороликов. Правильно отдыхать — это тоже навык, как и эффективно работать. Продумайте, как будете проводить свободное время, попробуйте то, что давно откладывали. И обязательно запланируйте отдых в своем расписании!

Управление мотивацией

Не бывает ленивых людей — бывают те, у кого отсутствует мотивация для выполнения неинтересной задачи. Мотивы, которые двигают человеком, можно разделить на две условные группы:

Внутренние мотивы. Это наши желания и потребности, которые позволяют ставить цели и достигать их. Сюда можно отнести эмоциональную мотивацию, то есть ощущение психологического удовлетворения от полученного результата.
Внешние стимулы. В первую очередь это финансовая выгода. Она является серьезным рычагом для того, чтобы начать действовать, и существенно повышает эффективностьработы. Но и о моральных поощрениях тоже не стоит забывать. Ведь все мы нуждаемся в похвале и признании, потому их использование всегда приветствуется.

Ошибка при поиске мотивации! Пытаться действовать только на силе воли, исключая внутренние мотивы и внешние стимулы к достижению цели. Этот метод показывает низкую эффективность и в результате приводит к психологическому выгоранию и хронической физической усталости, а там недалеко и до настоящей клинической депрессии.

Методы тайм-менеджмента

1. Принцип Парето

Его еще в конце 19 столетия сформулировал экономист из Италии Вильфредо Парето. Основная идея звучит так: 80% результатов обеспечивают 20% затраченных усилий. И эту формулу можно применить ко всем сферам жизни. С точки зрения тайм-менеджмента принцип Парето означает, что:

80% всех запланированных дел занимают 20% вашего времени;
и наоборот – 20% дел окажутся настолько сложными, что на них понадобится 80% рабочего дня.

Вам кажется, что все по-другому? Это повод отыскать и ликвидировать хронофаги.

2. Интеллект-карты

Интеллект-карта

Mindmaps (в популярных статьях их еще часто называют картами ума, ментальными картами) были придуманы писателем и экспертом в сфере психологии обучения и мышления Тони Бьюзеном. Они позволяют структурировать всю имеющуюся информацию для ее последующего анализа и составления плана действий. Благодаря этому инструменту визуализации можно:

разумно планировать рабочий день;
принимать ответственные решения;
устраивать мозговые штурмы;
создавать наглядные презентации для деловых встреч;
разбивать сложные процессы на этапы и т.д.

3. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Авторство методики приписывается президенту США генералу Дуайту Эйзенхауэру. Суть концепции заключается в том, чтобы суметь разделить все дела по степени важности и срочности их исполнения на 4 категории:

срочное важное;
несрочное важное;
срочное неважное;
несрочное неважное.

В первую очередь нужно выполнить срочные и важные дела, а несрочные и неважные необходимо вообще вычеркнуть из списка. Все, что является срочным, но неважным, лучше делегировать кому-то из своего окружения или сторонним специалистам. И тогда у вас появится временной ресурс на все то несрочное, но очень важное в вашей жизни, что вы так долго откладывали.

4. Метод АБВГД

Отличный вариант для эффективного планирования работы в течение дня. Несмотря на свою простоту, отличается высокой результативностью, но только при условии правильного и регулярного применения. По-другому эта методика называется «Думайте на бумаге» и заключается в том, чтобы завести правило каждое утро выписывать на лист бумаги все дела на день.

После этого возле каждого пункта нужно поставить одну из букв:

А – самое важное, что просто нельзя не сделать, иначе последствия могут быть очень серьезными и даже катастрофическими;
Б – приоритетное, но то, что при необходимости можно отложить, последствия будут, но не настолько серьезные, как в предыдущем случае;
В – хорошо бы сделать, но если отложить, то вообще ничего не случится;
Г – все дела, которые можно перепоручить кому-то другому;
Д – более неактуальные задачи, а потому их безболезненно можно исключить из списка.

Внутри каждого пункта дела можно также ранжировать по степени важности и значимости для вас, обозначая буквами А-1, А-2 и т.д. Главное правило – начинать всегда с задачи А-1, полностью концентрироваться на ней и переходить к А-2 только после ее окончательного завершения.

5. Пирамида Франклина

Вариант пирамиды Франклина

Этот метод, предложенный американским политиком Бенджамином Франклином еще в XVIII веке, применим к составлению долгосрочных планов. Пирамида включает в себя несколько ярусов, которые четко согласовываются между собой:

ежедневное планирование;
краткосрочный план (максимум на несколько месяцев);
долгосрочный план (на годы);
генеральная стратегия;
глобальная цель;
жизненные ценности.

Планируя свои дела, двигайтесь от основания пирамиды к ее верхушке. В таком случае каждое действие в сегодняшнем дне будет соответствовать вашим жизненным ценностям и вести к реализации глобальных целей.

6. Сначала съешьте лягушку

Этот метод заключается в том, чтобы начинать свой день с самого сложного, трудозатратного или неприятного дела. Завершив его, вы, во-первых, ощутите удовлетворение и чувство свободы, что стимулирует вас на дальнейшую работу. Ведь каждый знает, что постоянное откладывание какого-то дела просто высасывает из нас энергию. Во-вторых, тот факт, что после «лягушки» вам предстоит заняться еще и другими делами, будет подстегивать вас разделаться с ней как можно быстрее.

С чего начать планирование своего времени

1. Создайте рабочий график, основываясь на своих биоритмах. Существует концепция, согласно которой всех людей на Земле можно разделить на «сов» и «жаворонков» по уровню их активности в течение дня:

«жаворонки» наиболее продуктивны ранним утром и примерно до полудня;
«совы» в прямом и переносном смысле просыпаются поздно, но зато эффективно работают до глубокой ночи.

Если распланировать свой день, учитывая особенности биоритмов, можно значительно повысить личную эффективность и достичь больших результатов.

2. Просто сделайте первый шаг. Те, кто пробежал марафон, знают, что самая сложная часть дистанции – это первые 2 метра до выхода из собственного дома. Именно на этом принципе основывается методика первого шага. Если вам предстоит выполнить трудное дело – просто начните его делать. Начинать сложно всем, но с каждым шагом вам будет становиться все легче и легче, и, возможно, вы даже не заметите, как достигните заветной цели.

3. Поставьте себе ограничение.Эффективный метод, когда надо принять решение. Именно его используют маркетологи, когда хотят склонить потребителя к необходимым действиям: «Ваши бонусы сгорят через 24 часа!», «Скидка 50% только сегодня!», «Количество подарков ограничено!». Воспользуйтесь этой методикой. Просто скажите себе, что у вас есть 15 минут на то, чтобы принять решение или выполнить какое-либо действие. Увидите, вы станете намного более эффективным, будете быстрее достигать результата.

4. Заведите органайзер. Есть те, кто любит оставлять пометки на отдельных листочках, а потом долго-долго искать нужную информацию в ворохе стикеров. Чтобы сэкономить несколько часов и не упустить ничего по-настоящему важного, возьмите за привычку делать записи только в специальном блокноте. Еще этот метод позволяет быстро провести комплексную оценку той или иной задачи, поскольку все данные по ней собраны в одном месте.

5. Рисуйте схемы и графики. Это очень наглядный способ составления плана и последующего анализа информации. Вы сразу видите всю задачу в целом, а не по отдельным пунктам, понимаете взаимосвязи и можете легко объяснить другим, что от них требуется.

Планируйте свое время вместе с Amway

Одним из преимуществ ведения бизнеса с Amway является возможность самостоятельно распределять выполнение задач в течение дня, недели, месяца. Многих людей тяготит необходимость подстраиваться под офисный график, и хочется чувствовать себя свободнее. Есть те, кто занимается бизнесом с Amway в нерабочее время, и им очень важно эффективно совмещать дополнительную деятельность с основной.

Прежде чем начать бизнес с Amway, вы можете пройти обучение в Академии, после чего сможете максимально продуктивно планировать свой день и всегда достигать поставленных целей.

Если вы уже ведете бизнес, просто попробуйте предложенные выше методы тайм-менеджмента и выберите тот, который подходит вам больше всего, или – а почему бы и нет? – создайте свой идеальный способ управления временем!

Узнайте также: